Aalto-yliopistossa tiede ja taide kohtaavat tekniikan ja talouden. Rakennamme kestävää tulevaisuutta saavuttamalla läpimurtoja avainalueillamme ja niiden yhtymäkohdissa. Samalla innostamme tulevaisuuden muutoksentekijöitä ja luomme ratkaisuja maailman suuriin haasteisiin. Yliopistoyhteisöömme kuuluu 13 000 opiskelijaa ja yli 4500 työntekijää, joista 400 on professoreita. Kampuksemme sijaitsee Espoon Otaniemessä. Monimuotoisuus on osa meitä, ja teemme jatkuvaa työtä yhteisömme monimuotoisuuden ja syrjimättömyyden varmistamiseksi. Siksi kannustammekin päteviä hakijoita taustasta riippumatta liittymään yhteisöömme.

Aalto-yliopiston matkustuspalvelutiimi hakee nyt joukkoonsa asiakaspalveluhenkistä matkasihteeriä talouspainotteiseen tehtävään.

Liity joukkoomme rakentamaan kestävää tulevaisuutta!

Matkustuspalveluissa tarjoamme henkilöstölle, vieraille ja opiskelijoille digitaaliset, mobiilit ja ammattimaiset palvelut matkustukseen. Autamme ja tuemme muun muassa matkavarausten ja matka- ja kululaskujen tekemisessä, matkavakuutusten ja maksuaikakorttien hankinnassa sekä Neo matka- ja kuluhallintajärjestelmän käytössä. Tuotamme matkustuspalvelut yhteistyössä yliopiston palveluorganisaation, matkatoimiston ja järjestelmätoimittajien sekä muiden yhteistyökumppaneidemme kanssa. Varmistamme, että työmatkustus on sujuvaa, turvallista ja taloudellista.

Roolisi
Matkasihteerinä toimit matka-asioiden yhdyshenkilönä ja seuraat matka-asioissa tapahtuvia muutoksia. Autat ja opastat henkilökuntaa matka- ja kulukorvauksiin sekä Neo matka- ja kuluhallintajärjestelmän käyttöön liittyvissä asioissa. Tarvittaessa teet myös matkavarauksia henkilöstölle, opiskelijoille ja vierailijoille.

Tärkeimpiä vastuualueitasi tiimissä ovat:

• Matka- ja kululaskujen käsittely ja asiatarkastus

• Matkatilitapahtumien hallinnoiminen järjestelmässä

• Matkoihin liittyvien maksujen maksaminen.

Matkustuspalvelutiimissä on myös mahdollisuus osallistua Aalto-yliopiston matkustamisen ja sitä tukevien palveluiden kehittämiseen.

Odotamme sinulta

• kaupallisen alan toisen asteen tutkintoa sekä aikaisempaa kokemusta matkahallinnon tai taloussihteerin tehtävistä

• sujuvaa suomen ja englannin kielen suullista ja kirjallista taitoa

• vahvaa tietoteknistä valmiutta

• erinomaisia yhteistyö-, kommunikointi- ja vuorovaikutustaitoja

• kykyä joustavaan tiimityöhön.

Kokemus matkahallinnon järjestelmistä ja verottajan matkustukseen liittyvän ohjeistuksen tuntemus katsotaan eduksi. Matkasihteerin työ vaatii oma-aloitteisuutta ja vastuullisuutta sekä monien asioiden yhtäaikaista hallintaa. Tässä tehtävässä positiivinen asenne, paineensietokyky ja hyvät organisointitaidot ovat avainasemassa. Teemme työtä etänä eri kanavien kautta (puhelin, chat, tikettijärjestelmä, Teams), joten uusien asioiden nopea omaksuminen on äärimmäisen tärkeää.

 
Tarjoamme sinulle
Tarjoamme sinulle mielenkiintoisen työn inspiroivassa työympäristössä. Pääset työskentelemään opiskelijoiden, tutkijoiden ja muiden ammattilaisten yhteisössä, jossa edistämme yhteiskunnallisesti merkittäviä tavoitteita tieteen ja koulutuksen saralla. Perehdytämme sinut tehtäviisi ja saat tueksesi asiantuntevat ja mukavat kollegat. Kannustamme ja tarjoamme mahdollisuuksia jatkuvaan oman osaamisesi kehittämiseen muun muassa kattavan henkilöstökoulutustarjontamme kautta.

 
Pyrimme yhdistämään etä- ja lähityöskentelyn parhaat puolet, ja meillä on joustavat työajat. Lähityöpisteesi sijaitsee uudistuneella ja elävällä Otaniemen kampusalueella, jossa on monipuoliset palvelut ja hyvät kulkuyhteydet.

Työsuhde on toistaiseksi voimassa oleva ja palkkaus määräytyy Aalto-yliopistossa käytössä olevan yliopistojen palkkausjärjestelmän mukaisesti. Kokonaispalkka työsuhteen alkaessa on n. 2780–3070 €/kk riippuen aiemmasta kokemuksesta ja osaamisesta.  Toivomme saavamme sinut tiimiimme mahdollisimman pian.

Kiinnostuitko?
Jos innostuit tehtävästä ja haluat liittyä joukkoomme, lähetä CV ja motivaatiokirje rekrytointijärjestelmämme kautta viimeistään 1.10.2023. Jos olet Aallon työntekijä, hae tehtävää sisäisen järjestelmämme kautta: Workday > Internal Jobs.

Lisätietoja tehtävästä antaa mielellään tiiminvetäjä, koordinaattori Marjaana Lewis, [email protected]. Puhelimitse +358 50 512 2390 tavoitat Marjaanan 19.9. ja 21.9. klo 13–15.

More about Aalto University:

Aalto.fi
twitter.com/aaltouniversity  
facebook.com/aaltouniversity
instagram.com/aaltouniversity